Checkliste Webdesign-Projekt: Was Unternehmen vorbereiten sollten

Ein typisches Szenario, das wir regelmäßig erleben: Ein Unternehmen entscheidet sich für eine neue Website. Der Dienstleister ist ausgewählt, der Vertrag unterschrieben, alle sind motiviert. Dann passiert drei Wochen lang nichts. Nicht, weil die Agentur nicht liefert. Sondern weil intern unklar ist, wer Feedback gibt. Weil die Texte noch nicht stehen. Weil niemand weiß, wo die Zugangsdaten für Domain und Hosting liegen. Weil der Geschäftsführer eigentlich doch noch eine andere Vorstellung hat als die Marketing-Leiterin.

Das Ergebnis: Das Projekt dauert doppelt so lang wie geplant, das Budget wird strapaziert und die Motivation auf beiden Seiten sinkt. Dabei wäre das alles vermeidbar gewesen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, was Sie als Unternehmen tun können, bevor und während Ihr Webdesign-Projekt läuft, damit es reibungslos funktioniert. Keine graue Theorie, sondern eine praktische Checkliste aus der Erfahrung zahlreicher Website-Projekte, die wir gemeinsam mit unseren Kunden umgesetzt haben.

Bevor es losgeht: Was Sie als Unternehmen vorbereiten sollten

Die wichtigste Vorbereitung passiert nicht am Computer, sondern im Gespräch. Bevor Sie ein Angebot für eine neue Unternehmenswebsite anfordern oder eine Agentur kontaktieren, sollten Sie drei Fragen intern geklärt haben.

Erstens: Was soll die Website leisten? Das klingt offensichtlich, wird aber erstaunlich oft übersprungen. „Eine neue Website" ist kein Ziel. „Wir wollen über die Website monatlich zehn qualifizierte Anfragen generieren" ist ein Ziel. „Wir brauchen ein Karriereportal, das Fachkräfte anspricht" ist ein Ziel. „Unser Wettbewerb hat eine bessere Website" ist ein Motivator, aber kein Ziel. Je klarer Sie formulieren können, was die Website für Ihr Unternehmen bewirken soll, desto besser kann jeder Dienstleister für Sie arbeiten.

Zweitens: Wen wollen Sie erreichen? Ihre Website spricht nicht mit Ihnen. Sie spricht mit Ihren Kunden, Bewerbern, Partnern. Überlegen Sie, wer Ihre wichtigsten Zielgruppen sind und was diese Personen erwarten, wenn sie auf Ihrer Website landen. Ein mittelständischer Einkäufer hat andere Fragen als ein Bewerber. Ein Geschäftsführer, der einen Dienstleister sucht, hat andere Erwartungen als jemand, der sich nur informieren will. Diese Klarheit hilft der Agentur enorm bei der Konzeption.

Drittens: Wer entscheidet? Dieser Punkt wird am häufigsten unterschätzt. Wenn drei Personen Feedback geben, aber niemand die finale Freigabe hat, entstehen Endlosschleifen. Legen Sie vor Projektstart fest, wer der zentrale Ansprechpartner für die Agentur ist, wer inhaltliches Feedback gibt und wer am Ende die Freigabe erteilt. Im Idealfall ist das eine Person. In größeren Unternehmen sind es maximal zwei bis drei Personen mit klar verteilten Rollen.

Klären Sie außerdem Ihre zeitliche Verfügbarkeit. Ein Webdesign-Projekt braucht Ihre Aufmerksamkeit. Nicht täglich, aber in bestimmten Phasen intensiv. Wenn Sie wissen, dass im Oktober die Messe ansteht und davor niemand Zeit hat, dann ist September kein guter Monat für die Feedback-Phase. Kommunizieren Sie solche Rahmenbedingungen frühzeitig, damit der Zeitplan realistisch geplant werden kann.

Content-Vorbereitung: Der häufigste Zeitfresser im Webdesign-Projekt

Wenn wir aus all unseren bisherigen Projekten einen einzigen Tipp destillieren müssten, wäre es dieser: Kümmern Sie sich frühzeitig um den Content. Texte, Bilder und Videos sind der häufigste Grund für Projektverzögerungen. Nicht, weil sie unwichtig wären, sondern weil sie unterschätzt werden.

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme. Welche Texte gibt es bereits? Sind sie noch aktuell? Welche können überarbeitet werden, welche müssen komplett neu geschrieben werden? Dasselbe gilt für Bilder: Haben Sie professionelle Fotos Ihres Teams, Ihrer Räumlichkeiten, Ihrer Produkte? Oder arbeiten Sie bisher mit Stockfotos? Authentische Fotografie macht einen erheblichen Unterschied für die Glaubwürdigkeit einer Unternehmenswebsite. Stockbilder erkennen Besucher sofort, und schaffen kein Vertrauen.

Bei den Texten stehen Ihnen drei Wege offen: selbst schreiben, einen externen Texter beauftragen oder die Texterstellung über die Webdesign-Agentur lösen. Alle drei Wege haben ihre Berechtigung. Wenn Sie selbst schreiben, sparen Sie Budget, brauchen aber deutlich mehr Zeit und sollten sicherstellen, dass die Texte suchmaschinenoptimiert formuliert sind. Ein externer Texter bringt Routine mit, muss aber gut gebrieft werden. Viele Agenturen bieten Webdesign-Services mit integriertem SEO und Texterstellung als Gesamtpaket an, was den Vorteil hat, dass Konzeption, Design und Inhalte aus einem Guss kommen.

Ein Tipp, der die Zusammenarbeit mit jeder Agentur verbessert: Sammeln Sie drei bis fünf Websites, die Ihnen gefallen. Nicht unbedingt aus Ihrer Branche. Notieren Sie zu jeder Website, was genau Ihnen daran gefällt. Ist es die Bildsprache? Die Struktur? Die Tonalität der Texte? Die Farben? Diese Referenzen geben der Agentur ein Gefühl für Ihre ästhetischen Vorstellungen und ersparen langwierige Abstimmungsschleifen in der Designphase.

Technische Hausaufgaben: Zugänge, Domains und Bestandsdaten

Technische Vorbereitungen sind weniger aufwendig als die inhaltlichen, aber genauso wichtig. Nichts bremst ein Projekt so zuverlässig wie fehlende Zugangsdaten.

Klären Sie, wer Ihre Domain verwaltet und wo sie registriert ist. Stellen Sie sicher, dass Sie Zugang zum Domain-Provider haben oder dass die Person im Unternehmen, die diesen Zugang hat, im Projektteam eingebunden ist. Dasselbe gilt für das Hosting: Wo liegt Ihre aktuelle Website? Wer hat die Zugangsdaten? Soll das Hosting beibehalten oder gewechselt werden?

Falls Sie Google Analytics, Google Search Console oder andere Tracking-Tools verwenden, halten Sie auch diese Zugänge bereit. Die Daten aus diesen Tools sind für die Agentur wertvoll, weil sie zeigen, welche Seiten Ihrer aktuellen Website besucht werden, über welche Suchbegriffe Besucher kommen und wo die größten Absprungpunkte liegen. Diese Informationen fließen direkt in die Konzeption der neuen Website ein.

Listen Sie außerdem alle externen Tools und Systeme auf, die mit der Website verbunden sind oder sein sollen: CRM-System, Newsletter-Tool, Buchungssoftware, Online-Terminvergabe, Social-Media-Kanäle. Je früher die Agentur weiß, welche Schnittstellen benötigt werden, desto realistischer kann sie Aufwand und Budget einschätzen.

Das Briefing: Was es enthalten sollte und was die meisten vergessen

Ein gutes Briefing ist kein 30-seitiges Dokument. Es ist eine klare, ehrliche Zusammenfassung dessen, was Sie sich vorstellen und was Sie erwarten. Und es enthält eine Information, die die meisten Unternehmen für sich behalten: den Budget-Rahmen.

Warum das wichtig ist? Weil eine Agentur ohne Budget-Orientierung im Nebel plant. Sie weiß nicht, ob Sie sich eine Lösung im mittleren vierstelligen Bereich vorstellen oder im fünfstelligen. Das Ergebnis: Entweder wird das Angebot zu hoch und Sie winken ab, oder es wird zu niedrig kalkuliert und die Qualität leidet. Wenn Sie offen sagen „Unser Rahmen liegt bei X bis Y", kann die Agentur ehrlich antworten, was innerhalb dieses Rahmens realistisch ist und was nicht. Mehr zum Thema Budget und Kostenplanung finden Sie in unserem Artikel Was kostet eine professionelle Unternehmenswebsite?

Was ein Briefing darüber hinaus enthalten sollte: Ihre Ziele (siehe oben), Ihre Zielgruppe, den gewünschten Umfang (Anzahl der Seiten, gewünschte Funktionen), einen realistischen Zeitplan, vorhandene Materialien (Branding, Texte, Fotos) und falls vorhanden Ihre Website-Referenzen. Wenn Sie bereits ein Corporate Design haben, schicken Sie die Dateien gleich mit. Wenn nicht, ist das eine wichtige Information für die Agentur, weil es den Projektumfang erheblich verändert.

Ein häufiger Irrtum: „Machen Sie einfach, Sie sind die Experten." Das klingt nach Vertrauen, ist aber in der Praxis problematisch. Denn gutes Webdesign entsteht immer im Dialog. Die Agentur bringt die Expertise in Design, Technik und Strategie mit. Aber Sie bringen das Wissen über Ihr Unternehmen, Ihre Kunden und Ihren Markt mit. Beides zusammen ergibt das beste Ergebnis.

Projektphasen verstehen: Von der Strategie bis zum Launch

Ein professionelles Webdesign-Projekt folgt einem strukturierten Ablauf. Wenn Sie die einzelnen Phasen verstehen, wissen Sie auch, wann Ihre Mitarbeit gefragt ist und wann Sie sich zurücklehnen können.

Am Anfang steht die Strategie- und Konzeptionsphase. Hier werden die Erkenntnisse aus Briefing und Erstgespräch in eine konkrete Seitenstruktur übersetzt. Welche Seiten braucht die Website? In welcher Reihenfolge werden Informationen präsentiert? Welche Handlungen soll der Besucher auf welcher Seite ausführen? In dieser Phase entsteht oft ein Wireframe, also eine schematische Darstellung der Seitenstruktur ohne Design. Das ist Ihr wichtigster Moment für Feedback, denn Änderungen an der Struktur sind jetzt noch einfach. Später werden sie teuer.

Darauf folgt die Designphase. Auf Basis der freigegebenen Struktur wird das visuelle Konzept entwickelt: Farben, Typografie, Bildsprache, Layout. Viele Agenturen beginnen mit zwei bis drei Seiten als Designentwurf, bevor der gesamte Auftritt gestaltet wird. Geben Sie hier ehrliches Feedback. „Gefällt mir nicht" hilft niemandem weiter. „Die Bildsprache wirkt zu kühl, wir möchten nahbarer rüberkommen" gibt der Agentur eine klare Richtung.

Nach der Designfreigabe geht es in die Umsetzung: Programmierung, Content-Einpflege, technische Optimierung. In dieser Phase wird Ihre Website gebaut. Sie als Auftraggeber liefern jetzt die finalen Texte und Bilder, falls das nicht über die Agentur läuft. Je pünktlicher und vollständiger Ihre Zulieferungen sind, desto reibungsloser läuft diese Phase.

Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigt unser Projekt mit PrimeLog Real Estate: Vom ersten Briefing bis zum fertigen Webauftritt inklusive Branding, Webdesign, SEO und Imagefilm verlief das Projekt durch eine enge Zusammenarbeit strukturiert und effizient. Das Ergebnis: Steigende Kundenanfragen bereits kurz nach dem Launch. Mehr zum Projekt PrimeLog Real Estate.

Vor dem Launch folgt die Testphase. Die Website wird auf verschiedenen Geräten und Browsern geprüft, alle Formulare getestet, alle Links kontrolliert. Planen Sie auch intern eine Korrekturrunde ein, idealerweise mit den Personen, die später mit der Website arbeiten. Kleinigkeiten wie ein falscher Ansprechpartner auf der Kontaktseite oder ein veraltetes Foto fallen oft erst jetzt auf.

Der Launch selbst ist dann ein klar definierter Schritt: DNS-Umstellung, Weiterleitungen einrichten (falls eine bestehende Website abgelöst wird), Tracking aktivieren, finale Prüfung. Ein guter Launch ist kein Abenteuer, sondern ein geplanter Prozess.

Typische Stolperfallen und wie Sie sie vermeiden

In jedem Webdesign-Projekt gibt es Punkte, an denen es haken kann. Die gute Nachricht: Die meisten davon sind vorhersehbar und vermeidbar.

Die häufigste Stolperfalle ist fehlende Entscheidungsklarheit. Wenn in der Feedback-Runde drei Meinungen gleichwertig nebeneinanderstehen und niemand entscheidet, dreht sich das Projekt im Kreis. Das kostet Zeit, Geld und Nerven auf beiden Seiten. Die Lösung ist einfach: Klären Sie vor Projektstart, wer das letzte Wort hat. Und halten Sie sich daran.

Der zweithäufigste Stolperstein: Content wird zu spät geliefert. Die Agentur wartet auf Texte, die Texte warten auf interne Freigaben, die internen Freigaben warten auf den Geschäftsführer, der gerade auf Reisen ist. Wenn Sie wissen, dass Texterstellung intern länger dauert, planen Sie das aktiv ein oder lagern Sie die Aufgabe aus. Eine leere Website-Struktur ohne Inhalte kann nicht sinnvoll beurteilt werden und führt zu Verzögerungen in allen Folgephasen.

Und schließlich: SEO wird erst nach dem Launch bedacht. Das ist ein Fehler, der nachträglich teuer wird. Seitenstruktur, URL-Logik, Ladezeit und Meta-Daten müssen von Anfang an in die Konzeption einfließen. Warum das so wichtig ist, haben wir in unserem Hauptartikel zu Webdesign für Unternehmen ausführlich beschrieben.

Nach dem Launch: Warum das Projekt dann nicht vorbei ist

Der Launch ist ein Meilenstein, aber kein Endpunkt. Ihre Website braucht laufende Aufmerksamkeit, damit sie langfristig funktioniert.

In den ersten vier bis acht Wochen nach dem Launch sollten Sie die Performance beobachten. Wie entwickeln sich die Besucherzahlen? Kommen Anfragen über die Kontaktformulare? Gibt es technische Probleme, die im Testlauf nicht aufgefallen sind? Richten Sie Google Search Console ein, falls noch nicht geschehen, und beobachten Sie, für welche Suchbegriffe Ihre Seiten erscheinen. Das gibt Ihnen frühe Signale, ob die SEO-Grundlagen greifen.

Darüber hinaus braucht jede Website regelmäßige Wartung. CMS-Updates, Plugin-Aktualisierungen, Sicherheits-Patches und Backups gehören zum Pflichtprogramm. Klären Sie mit Ihrer Agentur, ob ein Wartungsvertrag sinnvoll ist und was er umfasst. Eine ausführliche Einordnung der laufenden Kosten finden Sie in unserem Artikel Was kostet eine professionelle Unternehmenswebsite?

Planen Sie auch die inhaltliche Weiterentwicklung. Eine Website, die sich nach dem Launch nicht mehr verändert, verliert an Relevanz. Neue Leistungen, aktuelle Projekte, Blogbeiträge, Teamveränderungen: All das sollte zeitnah auf der Website abgebildet werden. Klären Sie intern, wer für die Pflege zuständig ist und wie oft aktualisiert wird. Und denken Sie ruhig schon an Phase zwei: Welche Funktionen waren zum Launch noch nicht im Budget, könnten aber in sechs Monaten nachgerüstet werden?